Memahami kebutuhan

Staff Purchasing itu bertugas mencarikan supplier yg tepat utk mendatangkan barang yg diminta user sesuai dg spesifikasi dan kebutuhan sang user.   Dari sinilah cerita bermula: “mendefinisikan kebutuhan sang user”.

Dalam beberapa kasus dtemukan user cuma bilang: “saya butuh kunci 10”, “saya butuh printer”, atau “saya butuh meja kerja”, tanpa dilengkapi dengan penjelasan lebih lanjut tentang barang yg dibutuhkannya tsb.

Tanpa komunikasi yg jelas, dan definisi kebutuhan user yg mendetil terkait bagaimana barang stb nanti akan digunakan, kondisi penggunaannya spt apa, dst… dst… maka purchasing akan menggunaka imajinasinya sendiri dalam melakukan proses sourcing barang tsb.

Acapkali hal ini disebabkan oleh keterbatasan user dalam memahami kebutuhan akan suatu barang. User yg bijak sebaiknya memberikan ilustrasi sedetil mungkin tentang barang yg dibutuhkan, seperti proses pemakaiannya, tujuan pemakaian barang tsb, lingkungan penggunaan barang tsb, ekspektasi umur pakai barang, “counter part” (barang tsb nanti akan “bertemu” atau bersentuhan dg barang yg seperti apa, dan masih banyak hal lain yg perlu digali.

Tujuannya tidak lain adalah agar purchasing semakin efektif dalam melakukan proses sourcing, dan user juga tidak dikecewakan setelah menerima dan menggunakan barang tsb.

 

 

Advertisements

Purchasing itu hanya mencari barang murah?

“Ah, ini staff purchasing bisanya cuma beli barang murah doang.  Nggak mau peduli sama kita user yg make barang ini sehari, gimana repotnya make barang murahan kayak gini”

Komentar umum yg biasa muncul saat user harus menerima kenyataan barang yg dipesan ternyata “tak seindah” yg dibayangkan.  Disatu sisi memang ada beban moril bahwa purchasing harus bisa menyiasati budget dari perusahaan utk pembelian barang atau jasa.

Disisi lain user menuntut barang yg “nyaris sempurna”, walhasil staff purchasing harus mengeluarkan segala daya upaya agar dua kepentingan tadi bertemu di satu titik (some people says: win-win solution), dan untuk itulah orang purchasing dibayar.

Semua harus dimulai dari permintaan barang atau jasa yg jelas dari pihak user. Spesifikasi, detil teknis, batasan ruang/waktu, dsb.. dsb… Makin lengkap informasi awal tsb, maka makin memudahkan purchasing utk melakukan proses sourcing barang/jasa tsb.

Tahapan yg cukup kritis selanjutnya adalah konfirmasi user sebelum purchasing membeli barang tsb.   Jadi, staff purchasing akan kembali kepada user utk memastikan barang yg akan dibeli benar-benar sesuai kebutuhan user.

Sehingga tidak perlu muncul komentar miring spt diatas dari user setelah menerima dan memakai barang pesanannya itu.

Bagian Pembelian

purchasing_0

Dalam sebuah perusahaan atau institusi/lembaga resmi (apapun bentuk dan namanya) yang memiliki tertib administrasi, sudah lumrah kitra temui sebuah bagian/divisi atau departemen yg bertugas menangani pembelian kebutuhan barang dan jasa untuk perusahaan/lembaga tersebut.

Dalam organisasi yang sederhana, permintaan kebutuhan barang/jasa tersebut bisa langsung dieksekusi oleh satu orang/pihak, dari mulai pencarian supplier yg mampu menyediakan kebutuhan tsb, membuat surat pesanan (PO), hingga menerima dan memeriksa barang saat pengiriman.

Seiring pertumbuhan organisasi, dimana kebutuhan barang dan jasa makin banyak dan kompleks, juga melibatkan nilai belanja yang tidak bisa dibilang kecil, maka resiko kesalahan dalam proses pembelian, penyalahgunaan wewenang, dan bahkan kerugian perusahaan akan makin tinggi.

Oleh sebab itu mulailah dilakukan pemecahan proses pembelian yg mulanya sederhana menjadi 2 (dua) bagian besar: yakni sub-bagian yg khusus menangani pemilihan dan pengelolaan supplier,  dan satu sub-bagian lagi yg khusus menangani eksekusi pembelian tadi (pembuatan PO, monitor pengiriman, hingga penerimaan barang)

Self Motivation

Self motivation, sebuah terminologi yg  biasa digunakan dalam ke-HRD-an. Sebuah kata kunci yg biasa muncul dalam iklan-iklan lowongan kerja ataupun training/pelatihan utk memperbaiki mutu/kualitas diri sendiri.

Mampu memotivasi diri sendiri utk mencapai tujuan atau menyelesaikan tugas, tanpa harus didorong atau dipaksa oleh pihak lain, ini adalah definisi versi saya pribadi.

Jujur, saya bukanlah tipe orang seperti itu. Dalam banyak kasus, saya masih harus dipecut bahkan diancam untuk bisa selesaikan sebuah tugas (dari orang lain) atau bahkan untuk menuntaskan rencana pribadi saya.

Tantangan bagi saya, bagaimana agar “pecutan” atau “ancaman” itu muncul secara otomatis dan tidak perlu hadirnya pihak lain.

 

Reporting

Sebuah ritual yang sudah saya jalani selama satu setengah tahun terkahir ini, mengingat fungsi dan tanggung jawab yg juga sudah berbeda pada tingkatan ini.

“Resiko Profesi”, dikejar deadline dan lupakan jam kerja normal

report

Hanya “passion” dan kemampuan menikmati setiap tahapan ritual inilah yang membuat seseorang akan mampu menjalani rutinitas macam ini.