Memahami kebutuhan

Staff Purchasing itu bertugas mencarikan supplier yg tepat utk mendatangkan barang yg diminta user sesuai dg spesifikasi dan kebutuhan sang user.   Dari sinilah cerita bermula: “mendefinisikan kebutuhan sang user”.

Dalam beberapa kasus dtemukan user cuma bilang: “saya butuh kunci 10”, “saya butuh printer”, atau “saya butuh meja kerja”, tanpa dilengkapi dengan penjelasan lebih lanjut tentang barang yg dibutuhkannya tsb.

Tanpa komunikasi yg jelas, dan definisi kebutuhan user yg mendetil terkait bagaimana barang stb nanti akan digunakan, kondisi penggunaannya spt apa, dst… dst… maka purchasing akan menggunaka imajinasinya sendiri dalam melakukan proses sourcing barang tsb.

Acapkali hal ini disebabkan oleh keterbatasan user dalam memahami kebutuhan akan suatu barang. User yg bijak sebaiknya memberikan ilustrasi sedetil mungkin tentang barang yg dibutuhkan, seperti proses pemakaiannya, tujuan pemakaian barang tsb, lingkungan penggunaan barang tsb, ekspektasi umur pakai barang, “counter part” (barang tsb nanti akan “bertemu” atau bersentuhan dg barang yg seperti apa, dan masih banyak hal lain yg perlu digali.

Tujuannya tidak lain adalah agar purchasing semakin efektif dalam melakukan proses sourcing, dan user juga tidak dikecewakan setelah menerima dan menggunakan barang tsb.

 

 

Purchasing itu hanya mencari barang murah?

“Ah, ini staff purchasing bisanya cuma beli barang murah doang.  Nggak mau peduli sama kita user yg make barang ini sehari, gimana repotnya make barang murahan kayak gini”

Komentar umum yg biasa muncul saat user harus menerima kenyataan barang yg dipesan ternyata “tak seindah” yg dibayangkan.  Disatu sisi memang ada beban moril bahwa purchasing harus bisa menyiasati budget dari perusahaan utk pembelian barang atau jasa.

Disisi lain user menuntut barang yg “nyaris sempurna”, walhasil staff purchasing harus mengeluarkan segala daya upaya agar dua kepentingan tadi bertemu di satu titik (some people says: win-win solution), dan untuk itulah orang purchasing dibayar.

Semua harus dimulai dari permintaan barang atau jasa yg jelas dari pihak user. Spesifikasi, detil teknis, batasan ruang/waktu, dsb.. dsb… Makin lengkap informasi awal tsb, maka makin memudahkan purchasing utk melakukan proses sourcing barang/jasa tsb.

Tahapan yg cukup kritis selanjutnya adalah konfirmasi user sebelum purchasing membeli barang tsb.   Jadi, staff purchasing akan kembali kepada user utk memastikan barang yg akan dibeli benar-benar sesuai kebutuhan user.

Sehingga tidak perlu muncul komentar miring spt diatas dari user setelah menerima dan memakai barang pesanannya itu.