Memahami kebutuhan

Staff Purchasing itu bertugas mencarikan supplier yg tepat utk mendatangkan barang yg diminta user sesuai dg spesifikasi dan kebutuhan sang user.   Dari sinilah cerita bermula: “mendefinisikan kebutuhan sang user”.

Dalam beberapa kasus dtemukan user cuma bilang: “saya butuh kunci 10”, “saya butuh printer”, atau “saya butuh meja kerja”, tanpa dilengkapi dengan penjelasan lebih lanjut tentang barang yg dibutuhkannya tsb.

Tanpa komunikasi yg jelas, dan definisi kebutuhan user yg mendetil terkait bagaimana barang stb nanti akan digunakan, kondisi penggunaannya spt apa, dst… dst… maka purchasing akan menggunaka imajinasinya sendiri dalam melakukan proses sourcing barang tsb.

Acapkali hal ini disebabkan oleh keterbatasan user dalam memahami kebutuhan akan suatu barang. User yg bijak sebaiknya memberikan ilustrasi sedetil mungkin tentang barang yg dibutuhkan, seperti proses pemakaiannya, tujuan pemakaian barang tsb, lingkungan penggunaan barang tsb, ekspektasi umur pakai barang, “counter part” (barang tsb nanti akan “bertemu” atau bersentuhan dg barang yg seperti apa, dan masih banyak hal lain yg perlu digali.

Tujuannya tidak lain adalah agar purchasing semakin efektif dalam melakukan proses sourcing, dan user juga tidak dikecewakan setelah menerima dan menggunakan barang tsb.